为了加强学术型研究生档案管理，做好档案的收集、保管、审查以及移交等相关工作，结合学校具体情况，特制定本办法。
一、档案管理部门
研究生院研究生管理办公室统一管理学术型研究生的档案，负责保管学生档案、并向用人单位及时转递毕业生档案等相关事宜。
二、归档材料的范围
（一）硕士研究生入学档案材料：报考攻读硕士学位研究生登记表等有关报考材料和入学前应有的学习和人事档案材料。委托培养硕士研究生、在职“少数民族高层次骨干人才计划”和“对口支援计划”定向培养研究生不需调取入校学习前的任何档案材料。
（二）博士研究生入学档案材料：报考攻读博士学位研究生登记表等报考材料和入学前应有的学习和人事档案材料。委托培养博士研究生、在职“少数民族高层次骨干人才计划”和“对口支援计划”定向培养研究生不需调取入校学习前的任何档案材料。
（三）在我校学习期间形成的获奖材料、处分材料等相关材料。
（四）毕业档案材料：硕士、博士研究生毕业登记表、学习成绩单、学位审批的有关材料、全国毕业研究生就业通知书、优秀毕业研究生申请审批表、党团材料以及其它有必要归档的材料。
三、新生档案审阅和接收
（一）各学院指定专人负责新生档案审阅工作，根据本单位具体情况提出阅档要求。审阅新生入学档案材料时，要注意档案内材料是否齐全，如发现缺少材料，应及时书面通知原单位或由本人催要。
（二）各学院到研究生管理办公室领取统一的档案袋，装入审阅后的新生档案，并如实填写《研究生档案审阅表》，学院签署意见并加盖公章。
（三）学院将新生入党积极分子材料和预备党员材料转出单独装袋保管，供读研期间考察发展之用。建议各单位在档案移交前，提前统一为原学校为外地的新生复印本科或硕士成绩单备用。档案移交后，研究生院不办理复印入学前成绩单事宜。
（四）各学院在指定时间（一般为十月至十一月）办理档案移交手续，将按学号顺序整理好的新生入学档案和《研究生档案审阅表》移交至研究生管理办公室；同时学院留存《研究生档案审阅表》复印件一份，以备查询核实之用。
四、在校学生档案查阅
（一）学生档案限于所在学院和学校有关部门负责人或其指派有关人员（学院、党组织负责人、辅导员、班主任）查阅。查阅人需持介绍信，写明查阅原因，经档案管理人员同意后方可查阅，学生不得查阅。查阅人应严格遵守档案管理纪律，不得查阅本人及亲属的档案，未经有关部门批准不得查阅本学院以外学生的档案。
（二）单位对毕业生进行政审、审档等，须持单位介绍信（加盖公章）及工作证或身份证等有效证件，并由学院工作人员与研究生管理办公室预约（提前至少一天），经档案管理人员同意后方可查阅。
（三）查阅人阅档时，对档案内容不得涂改、添注、沟划、损坏档案材料，不得随意抽出或增加档案零星材料。查阅两份以上档案时，不能同时打开，以防止装错或丢失。如发现档案中有问题，应及时向档案管理人员说明，由档案管理部门按有关规定处理，查阅人不得擅自作主进行处理。
（四）学生档案只能在指定档案保管地点查阅，没有特殊情况，一般不得借出。
五、毕业生档案管理
（一）档案材料的移交
硕士、博士研究生毕业登记表、学习成绩单、学位审批的有关材料、毕业研究生就业通知书、优秀毕业研究生申请审批表、党团材料、获奖材料、处分材料等以及其它有必要归档的材料于毕业前（一般为五月至六月）按照有关通知或规定集中转交研究生管理办公室归档，并填写《毕业生归档材料清单》。
（二）毕业生档案的转递和查询
毕业生档案由研究生管理办公室通过机要通信进行转递，档案转递单位名称和地址由学生就业指导中心提供；凡北京市机要部门不能受理的，应由毕业生就业单位派专人投送或单位来人持介绍信取档。
如果用人单位在规定时间内没有收到毕业生的档案，可来人、来函到研究生院研究生管理办公室查询。
本办法未尽事宜，参照国家和学校有关规定执行。
本办法自公布之日起实施，由研究生院负责解释。 |
